働き方改革の必須ツール！ 「Web会議システム」でどこでも会議
Web会議システムとは、PCやタブレット、スマートフォンなどを使ってインターネットを介して参加者同士でフェイス・トゥ・フェイスの会議が実施できるシステムです。新型コロナウイルス感染症拡大に伴うテレワーク推進によって、自宅などに居ながら会議をしたり社内外とコミュニケーションしたりする手段として注目を集めました。今回はそのようなWeb会議システム活用のメリットやその機能、選択基準などについてご説明します。
この記事の目次
WEB会議システム活用のメリット
遠隔地と会議するための手段として、従来はテレビ会議システムがありました。テレビ会議システムは、専用回線などを用いて特定の拠点と接続して、映像と音声によるビデオ会議を実現するものでした。接続拠点が固定されますが、専用回線を利用するために通話品質が高いので、比較的少ない拠点間でかつ大人数が参加する会議に向いています。経営者会議や年度・四半期はじめのキックオフイベントなど、大規模な会議やイベントに活用される機会が多いのが特徴です。一方Web会議システムは、インターネット回線さえつながればどこからでも会議に参加できるのがメリット。日常業務の中でのさまざまな会議で活用されるようになってきています。会議の他にも、Webでの面接や説明会、オンラインセミナー（ウェビナー）、またオンラインでの商談にもWeb会議システムが用いられる場合があります。Web会議システムを活用するメリットには次のようなものがあります。インターネットに接続するだけで会議が開催できる
セキュリティの問題さえクリアすれば、インターネットに接続できる環境さえあればいつでも会議を開催できるのがWeb会議システムの最大のメリットです。これによりテレワークを導入する際の障壁が格段に低くなったことは周知のとおりです。またテレワーク導入の有無にかかわらず、就業場所や就業形態に依存しない業務が可能になることで、働き方改革推進の原動力にもなります。場所や移動に関わる時間とコストを削減できる
日本全国、さらにグローバルに拠点がある企業では、会議の際の移動コストは馬鹿にならない金額でしょう。また、会議室の確保は会議開催時の悩みの1つですが、余裕がある会議室を用意するには余分な地代がかってしまいます。Web会議システムでは自席からでも参加できるので場所の移動、確保が不要になり、その分の時間やコストが丸々削減できます。比較的低コストで運用できる
多くのTV会議システムは初期費用が必要になりますが、Web会議システムの場合はSaaS型が多く、月額使用料のみで利用できるものが主流です。また、月額使用料も比較的安価で提供されており、利用方法や目的などを限定すれば無料でも利用可能なサービスもあります。Web会議システムの機能
個々のシステムによって差がありますが、Web会議システムには概ね以下のような機能が備わっています。まず基本的な機能として次のようなものがあります。音声およびビデオ会議
音声とカメラ映像によってコミュニケーションできる機能です。一般的に数名から数10名程度が会議に参加できます。テキストチャット
会議をしながらテキスト情報をやり取りする機能です。参照してほしい情報（参考URLなど）を渡したり、会議内容と少し違った話題を確認したりする際などに活用します。録画/録音
重要な会議の記録や議事録作成する際に便利な機能です。録音等を行う場合は、社内外を問わず参加者に了承を得るようにしましょう。資料/画面共有
口頭だけでは伝えにくい情報などを画面によって参加者と共有する機能です。システムによっては専用のワークスペースでデータを共有したり共同作業したりできるものがあります。 その他にも付加的な機能として次のようなものを備えているシステムがあります。バーチャル背景
自宅などから会議に参加する場合などに、背景をあらかじめ設定した画像に置き換える機能です。プライベート空間の情報開示を制御することで安心して会議に参加できます。プレゼンス
相手の今の状態を確認できる機能です。在席中か、会議中か、外出中かなどがシステム上で確認できるので、効率良くコミュニケーションすることができます。会議予定の設定
システム上から直接会議の予定を確認、設定することができる機能です。予定の調整を効率良く行うことができます。選択基準
Web会議システムを選択する際には、以下のような点を考慮すると良いでしょう。通信・通話の安定性
Web会議システムで最も重要なのが通信や通話の安定性です。これはカタログスペックなどからのみでは判断が難しい部分も多いため、無料アカウントや試用期間などを活用して実際の状態をできるだけ確かめてから判断するほうが良いでしょう。参加可能な人数
参加できる最大人数も必ず確認しておきましょう。大抵のシステムは日常的に行うような数人程度の会議には対応していますが、数10名以上の大規模な会議となると各システム間で差があります。使い勝手の良さ
社内利用に限定するのであればそれほど気にする必要はありませんが、社外とWeb会議を行う場合は、相手先が自社のWeb会議システムに慣れているとは限りません。特に社外とのWeb会議が多い場合には、使い勝手にも配慮してできるだけ直感的に使えるような分かりやすいインターフェースを持つシステムを選択するべきでしょう。セキュリティ対策
以前にWeb会議におけるセキュリティ対策が問題になったことから、現在では多くのシステムが通信暗号化などのセキュリティ対策を施すようになっています。しかし、具体的にどのような対策を講じているのかは必ずチェックしておきましょう。ツール紹介
それでは代表的なWeb会議システムをご紹介しておきましょう。Zoom
無料でも使用でき、手軽で高品質なWeb会議が可能です。現在のWeb会議ブームの火付け役となりました。録画機能やチャット機能、画面共有機能などの基本的な機能は備えており、バーチャル背景や他のカレンダーシステムとの連携機能なども備えています。セキュリティ対策が問題視されたことがありましたが、現在では暗号化などの必要な対策は講じられています。Microsoft Teams
Microsoftが提供するクラウドサービスMicrosoft 365に含まれるWeb会議システムです。最大の特徴は、同社のOffice系製品との連携です。会議中にWordなどのデータを共同編集したり、Outlookの予定と連携したりすることができます。チャットやバーチャル背景の機能も備えており、セキュリティもしっかり対策されています。V-CUBE ミーティング
5,000社以上が導入。シンプルなユーザーインターフェースと高品質な通信が特徴です。音声認識および自動翻訳機能を実装しており、外国語での会議もストレスなく開催できます。Microsoft 365をはじめとしたさまざまなデータとの連携も実現しています。まとめ
- Web会議システムを活用することで、インターネット環境さえあればどこでも会議が開催できたり、移動の際の時間やコストが削減できたりするメリットが生まれる。
- Web会議システムは、ビデオ会議の他にテキストチャットや資料/画面共有、録画/録音、バーチャル背景などの機能を搭載している。
- 選択する際は、通信の安定性や参加可能人数、使い勝手の良さなどの基準で判断すると良い。
