名刺管理はすべてお任せ！ 名刺管理ツールを活用して営業活動に集中できる環境を作ろう
名刺の管理は旧来、ファイルやケースなどに企業別にファイリングし、必要な時に逐一探し出して内容を確認する方法が一般的でした。デジタル化すれば一々探し出す手間がなくなることは分かってはいますが、業務が多忙で入力時間を捻出することが難しいのが現実。そのような課題を解決するのが名刺管理ツールです。今回は名刺管理ツールの機能やメリット、選択時のポイントなどについて解説します。
この記事の目次
名刺管理ツール活用のメリット
名刺管理ツールを活用することのメリットには次のようなものがあります。簡単にデジタルデータ化できる
最新の名刺管理ツールの多くは、名刺をスキャンするだけで情報をデータ化してくれます。従来の名刺管理でネックとなっていたデータ化の際の手間がなくなり、簡単にデジタルデータ化することができます。手間をかけずに接点情報の社内共有ができる
SaaSタイプの名刺管理ツールではデータ化すると供に社内関係部署などでの共有ができるようになります。自社がどのような企業や部署と接点を持っているのか？ 具体的に誰と誰がつながっているのか？ などの情報を、ほぼリアルタイムで確認、共有ができるため、無駄なく効率良く営業活動することが可能になります。名刺管理ツールのメリットは、この営業活動の効率化が最も大きいと言えるかもしれません。検索や再利用がしやすくなる
データ化によって、簡単なテキスト検索で相手先の情報を確認できたり、イベントなどの案内をメールやDMで送付したりする際の送付先データとして再利用できたりするようになります。メール配信システムやマーケティングシステムなどとデータ連携できれば、営業とマーケティングが一体となった受注促進活動も可能になります。容易に最新の状態を保つことができる
異動やなどが発生するたびに担当者情報を逐一手作業で最新情報に保つのは思ったより手間がかかるもの。名刺管理ツールの多くは、最新情報を改めて登録するだけで自動的に名寄せを行って、対象の情報を最新状態に更新する機能を持つものがあります。この機能を使えば、容易に情報をリフレッシュでき、手間を掛けずに営業活動の精度を上げることができます。名刺管理ツールの主な機能
名刺管理ツールが搭載する主な機能をご紹介します。名刺情報取り込み/データ化
名刺情報をスキャナーなどで取り込み、データ化する機能です。情報名寄せ
社名や氏名などから同一人物と判断した情報を名寄せして一元化する機能です。これにより同一人物の情報が重複することがなくなり、最新情報に更新することができます。分類/グループ分け
会社名や所属部署、役職などを基準にデータを分類したりグループ分けしたりする機能です。現在の接点状況を全体的に把握したり、戦術/戦略を練ったりする場合などに活用します。接点の可視化/表示
営業担当がどの企業の誰と接点を持っているのかを表示する機能です。営業担当から見た活動分析や今後の活動プラン策定などに活用できます。組織ツリー生成
企業や所属組織などから組織構造をツリー状で表示する機能です。見込み先企業に対する攻め手や取引先企業内での横展開を考える際に有効です。自社にフィットしたツールを選択するためのポイント
自社に適した名刺管理ツールはどのような選択基準で選べば良いのか？ 選択の際のポイントには以下のようなものが挙げられます。利用目的や組織の規模感
「とにかく名刺情報を整理していつでも素早くアクセスできるようにしたい」「組織営業を展開するために接点情報を共有したい」「マーケティングと営業を連携した活動を重視したい」など、名刺管理ツール導入の目的はさまざまです。名刺管理ツールを導入して何を達成したいのか？ 主な利用目的にフィットした特徴を持つツールを選択するようにしましょう。また、例えば小規模組織においてあまり大掛かりなツールを導入しても、余分な管理工数やコストがかかってしまう可能性があります。実際に利用する組織の規模感に合うものを選択するのも重要です。
名刺データ化の際の使い勝手や精度
名刺データを取り込む方法には、スマートフォンのカメラを使う場合とスキャナーや複合機を使う場合があります。スマートフォンを使う場合は手軽ですが1件1件カメラで写す手間がかかります。スキャナーなどを使う場合は、どこでも手軽にというわけにはいきませんが、大量のデータを素早く読み込むことができるというメリットがあります。どのような利用シーンが多いのかを想定して対応している取り込み方法を確認しましょう。また、取り込み後のデータ化には、通常OCRやAIが活用されますが、ツールによっては人が内容をチェックしたり補足入力したりする場合があります。精度を重視するのであれば、そのようなデータを補足する仕組みがあるかどうかも確認すると良いでしょう。
料金体系
大きくは、利用ID数に応じて課金されるタイプと、利用者数に関わらず月額定額制のタイプに分かれます。想定される利用者数から換算して、コストパフォーマンスの高い料金体系を選択しましょう。代表的な名刺管理ツール
続いて代表的な名刺管理ツールをご紹介しておきましょう。Sansan
7,000社が利用する名刺管理ツールです。OCR＆AIとオペレーターによる名刺情報読み取りよって、99.9％のデータ精度を確保。効率良くデータ化することができます。各種マーケティングオートメーション（MA）やCRMなどとの連携機能も充実しており、多く大手企業も導入しています。AIによるレコメンド機能なども備えているのも特徴です。利用料金は個別見積もりとなります。Eight
Sansanと同じ会社が提供する、国内トップシェアの名刺管理ツールです。無料版も用意されており、手軽に使い始めることができるのが特徴。Sansanと比較して、ある程度機能を絞り込み、比較的ライトな使い方に向いています。Sansanと同等のデータ取り込み精度を誇ります。企業向けプレミアムプランが、月額基本料10,000円＋1ユーザー月額400円という料金体系です。CAMCARD
世界で1億ユーザー以上が利用するCAMCARDは、多言語に対応しており、特にグローバルでビジネス展開する企業に向いています。オンラインでの名刺交換にも対応しており、遠隔地でも場所の制約を受けずに営業活動ができます。ToDoリストや簡易CRM機能も有しているので、CAMCARDのみでも小規模組織なら営業活動の管理が可能です。1ユーザー月額1,700円（基本料なし）のSTANDARDプランなどがあり、無料版も提供されています。まとめ
- 名刺管理ツールを活用すると、簡単に名刺情報をデータ化できたり、接点情報を素早く社内共有できたりするなどのメリットがある。
- 名刺管理ツールはデータの取り込み以外に、名寄せや情報グループ分け、接点情報の可視化などの機能を持つ。
- 選択する際には、利用目的や規模感、データ取り込みの際の使い勝手や精度などをポイントにすると良い
