個人でのメールのやり取りとは異なり、何千、何万、またはそれ以上の数の読者に発信するメールマガジン。メルマガなら色々と購読しているけれど、発信者側になるのははじめて、、、「何からはじめて良いかわからない。」という方はいらっしゃいませんか。まずは配信スケジュールを立ててみませんか。ここでは『メルマガ配信スケジュールの組み立て方』をご紹介します。

読者は誰でしょう

「配信スケジュールを組み立てる。」その前に、まずはメルマガ読者を定義することからはじめましょう。伝えたい相手は誰なのか、どのような興味のある人なのか、定義して進めることでスムーズにそして簡単に計画を立てられるようになります。

発信先のリストや、メルマガ読者リストはありますか。既にお持ちの場合には、どのようにしてそのリストが出来たのか、まずは収集方法によって定義してみましょう。展示会、ウェブサイトからの登録、名刺交換など、シーンによって分類します。この分類により、読者のニーズや特徴を把握します。収集方法以外にも分類が可能な場合には、同様に行います。似通ったニーズや特徴を持つグループがリストの中に存在する場合には、特定の「読者」グループを作ります。

このように発信先である読者の分類を明確にすることで、アプローチ方法やメルマガの中で使用する言葉選びに役立ちます。発信先リストは準備段階で、これから構築しようと計画している場合には、あなたがターゲットにしたいと考える読者が誰であるかを考えてみてください。その読者が「読みたい」と思う記事はどんなことでしょうか。新しい製品の情報でしょうか。製品の使用方法に関する情報でしょうか。思い描いてみてください。

コンテンツを決めましょう

それでは次に、その読者に何を伝えたいのかを考えます。その伝えたいことがコンテンツです。メルマガ読者が期待していること、待っている情報は何か。書き出してみます。書き出した中から「読者」に合ったコンテンツを選定し、組み合わせてみましょう。やみくもに情報を発信するのではなく、読者の期待をに合ったコンテンツを選び配信することで、読者の興味度や関心をアップさせます。

コンテンツ例
* 新製品「ｘｘｘｘ」
* 主力製品「△△△△△」
* これから開催される展示会「○○○○」の出展情報
* 開催終了したイベント事後報告
* ニュースリリース
* 年度末特別キャンペーン情報
* サポート情報

今読者に伝えたいコンテンツはどれでしょうか。展示会開催前であれば展示会出展情報が最も伝えたい情報になるでしょうし、締め切り間近であればキャンペーン情報になるかもしれません。誰に何を伝えたいのか。何を期待されているのか。お得なコンテンツはあるのか。メルマガを購読することでメリットが得られるのか。そんなことを意識して、コンテンツを決めてみてください。

配信目標を決めましょう

配信することで達成させたい目標を決めましょう。製品の認知度を高めることを目的としていますか。販売促進のためですか。イベント参加者の増加を期待していますか。「すべてを叶えたい！」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、まずは１配信につき、１つの目標を決めてみてください。「読者」に合ったコンテンツを選び、目標を設定してメルマガを配信する。そして、その結果をみて次回の配信の改善につなげる。“トライ＆エラー”の積み重ねを行うことが重要です。その積み重ねが、読者を飽きさせない情報発信につながります。

配信スケジュールを組み立てましょう

いよいよ、配信スケジュールを組み立てます。スケジュールを立てることによって、配信に関わる関係者、例えばコンテンツ作成担当者や業者に依頼を行い、作業完了期限を設定できます。ご自身ですべて作業を行われる場合にも、スケジュールがあることで、配信に間に合わせるにはどれから着手すべきか、優先順位を付けて作業を進めることができます。月ごとに見やすい表を作成し、管理します。

配信スケジュール作成その１：確定している「予定」を書き出す

新製品発売日、展示会開催期間、キャンペーン期間など、既に決定している予定や今後入ってくる予定をすべて月ごとに書き出します。予定の多い月、予定の少ない月をまず把握します。

配信スケジュール作成その2：「予定」に関連したコンテンツを書き出す

月ごとの予定が把握できたところで、予定に関連したコンテンツを書き出します。この時に、コンテンツをどこで配信するのかのタイミングを決めなければなりません。以下は各予定に対する配信のタイミング例です。業種や企業によってタイミングは異なりますので、あくまでも一例としてお考えください。

例）
＜新製品発売＞
配信日：発売当日
内容：新製品「ｘｘｘｘ」

＜展示会＞
配信日：開催期間初日2週間前
内容：『これから開催される展示会「○○○○」の出展情報』

＜キャンペーン＞
配信日：キャンペーン開始日
内容：『年度末特別キャンペーン情報』
など

配信スケジュール作成その３：「予定」に関連したコンテンツの告知回数を考える

「予定」に関連したコンテンツの配信タイミングを設定しました。配信は１回だけで良いでしょうか。新製品であれば、発売１週間前や１ヶ月前に予告を出したり、展示会であれば開催初日の前日に最終告知したり、キャンペーンはキャンペーン開始日、終了前、など繰り返し配信することで、読者の興味を持続させることが出来ます。「予定」に合った告知回数を考えて配信を追加してみましょう。可能であれば、配信毎に追加情報を盛り込みます。読者を飽きさせない工夫を加えることも重要です。

配信スケジュール作成その４：配信日毎の大まかな内容を書き出す

以下の内容を配信毎に用意します。メール原稿本文作成に必要な情報です。

• 配信日時（月日、時間、曜日）
• メール原稿名（例：キャンペーン＋展示会告知）メルマガの内容を簡潔に。
• 担当者（例：メルマガ原稿作成担当者、コンテンツ作成担当者）
• 状態（例：「未着手」「対応中」「配信設定済」「配信済」）
• メール件名（メルマガを開いてもらうには、どのような件名が良いでしょうか。思わず開いて読んでしまう件名を考えてみましょう）
• 「コンテンツ」とそのリンク先
• 配信先（発信先リストやメルマガ読者リスト全件に対しての配信なのか、特定の「読者」に向けての配信なのか）
• 除外するべき配信先
• 署名

配信スケジュール作成その５：スケジュールの見直しを行う

組み立てたスケジュールを関係者で共有し、見直しを行います。抜けている情報はないか、大幅な変更はないか、確認を行います。スケジュールを作成した瞬間から変更はつきものです。１年後、最初に作成したものとはまったく異なる内容に変わったスケジュールで配信したということもあります。ここで重要なのは、読者への配信内容を整理することです。発信するコンテンツに過不足はないか。配信回数は足りているのか。また、以前に配信した際の“トライ＆エラー”からの改善点は盛り込まれているかを確認します。関係者でスケジュールを共有し、定期的に見直しを行います。より良いメルマガ配信につなげてください。

“トライ＆エラー”の手段について

ここで、“トライ＆エラー”について少しお話します。どうやって問題点や改善点を見つけるのか。それは効果測定が可能なツールを使うことで見つけ出すことが出来ます。【MRC効果測定機能】説明はこちら

効果測定機能から、コンテンツに合った効果測定方法を選び、メルマガ内に設定します。設定することで、配信後の結果で測定結果がわかります。効果測定機能は、複数設定することも可能です。配信回数を積み重ね、効果測定結果の数値を比較評価することで、効果の高かったものや低かったものを判別し、次回配信内容の改善につなげます。

配信のヒント

配信のヒント：特定の「読者」に配信を行う

発信先リストやメルマガ読者リストの中から、特定の人たちに向けて情報を発信したい。スケジュールを組み立てる際に、そのような要望を持たれませんでしたか。そんな時には、特定の「読者」に配信を行える、ターゲット配信機能を使うことで解消されます。特定の「読者」（＝ターゲット）に合った内容を配信することで、コンテンツへの興味度をアップさせます。

配信のヒント：前に送ったことのあるコンテンツをまた配信しても良いの？

以前配信したコンテンツを再告知する。件名から本文まで、まったく同じ内容のメール原稿でコンテンツを再度配信するのは、以前の配信からの“トライ＆エラー”が反映されていませんので良くありませんが、同一コンテンツであっても切り口を変えた紹介文と共に再告知することは、問題ありません。更新された情報や追加情報などあれば、以前配信した情報と合わせて再告知可能です。

実際にあった例ですが、3か月前にメルマガ内で紹介した時には商品に全く興味のなかった読者（お客様）が、最近配信したメルマガで再告知されたその商品に興味を持たれ、お問い合わせから商談につながったということがありました。「ちょうど興味があった」「これから調べようと思っていた」そんなタイミングで、情報が読者に届くことが理想ですが、そのタイミングは人によって異なり、把握することは困難です。

しかし、業界や業種によっては、ある程度傾向がつかめる場合もあります。ベストタイミングを逃さないためにも、以前配信したコンテンツを再利用して再告知みてください。以前から興味のあるお客様にも興味度を高めて頂けるチャンスです。“トライ＆エラー”から得た改善点を盛り込むこともお忘れなく。

配信のヒント：「定期的」ってどのくらいの頻度で配信したら良いの？

業種やコンテンツの内容、考え方によって異なりますので、正解はありません。まずは、月1回～2回配信を目標に計画してみてはいかがでしょうか。コンテンツが多い場合やメルマガ専任の担当者の方でもっと配信頻度をアップできる方は、週1回配信を目標にスケジュールを立ててみましょう。

大事なことは、定期的かつ継続的に情報を配信することです。気付いたらメルマガ配信をやめてしまっていた、、、とならないように配信スケジュールを設定して、配信を続けましょう。継続はチカラなり。読者はベストなタイミングで情報が届くのを待っています。

最後に

しっかりとしたスケジュールを立てたら、あとは実行あるのみです。スケジュールを組み立てることで、配信内容の充実化に集中することが出来ます。また、当初の計画に変更が生じた場合にも、コンテンツを入れ替えたり、配信を増やしたりと対応することが出来ます。柔軟に「読者」に合ったメルマガ配信を目指してください。