メールマーケティングにはメール配信システムの利用が欠かせません。しかし、メール配信システムは多くの企業から提供されておりそれぞれ機能、導入後のサポート大きく異なってきます。

導入してから必要な機能がなかったということが起きないように機能については事前に十分にチェックするべきです。当記事ではメール配信システムを導入する際にチェックしておきたい機能やサポートについてご紹介します。

メール配信システムの機能

メール配信システムには様々な機能があります。大まかに分類すると「メール配信を簡単にする機能」、「パーソナライズ機能」、「自動配信機能」、「メールの効果測定機能」、「メール不達を防ぐ機能」です。これらの機能の詳細を紹介します。

メール配信を簡単にする機能

メール配信には何かと手間がかかります。しかし、メール配信システムにはメールの配信を効率的、簡単にできる機能があります。

メールテンプレート

型となるメールテンプレートをストックして利用できる機能です。ニュースレター、メルマガ、ステップメールなど何度も送る必要のあるメールの場合、このメールテンプレートを活用し内容のみ入れ替えてメールを作成するとメールの配信が簡単にできます。

HTMLメール作成

文書だけのテキストメールだけでなく画像、デザイン、カラフルな字体のHTMLメールを作成できる機能です。

セグメンテーション

保有している業種、役職、成約に至る可能性があるかどうかなどの顧客情報から顧客をセグメンテーションしてメールを配信することができる機能です。

マルチパート配信

HTMLメールは受信者のメールシステムによってメールが正確に表示されなかったり、スパムメールとしてフィルタにかかったりする場合がある。そこで、そのような受信者に対して別で用意したテキストメールを自動で代わりに配信できます。

パーソナライズ機能

受信者にメールを開封してもらうためにはそのメールがあからさまに一斉送信ではない自分宛てに来ているメールであると認識してもらう必要があります。メール配信システムにはそのためのパーソナライズ機能があります。

配信元アドレスの設定

配信元のアドレスを設定できる機能です。この機能を利用することで、顧客と直接接点のある営業のメールアドレスを使用できます。そして、顧客に安心感を与えるような効果が期待できます。

名前の差し込み

メールアドレスに紐づいた顧客の名前を件名、本文の宛名に自動的に入力されるように設定できる機能です。これによって顧客は自分充てにメールが来たと感じてもらい特別感を出すことができます。

文章の差し込み

メールアドレスに紐づいて個々の顧客に適した文章が本文に自動的に入力されるように設定できる機能です。前述の名前の差し込みと同様に特別感を出すことができます。

ファイルの添付

ファイルをメールに添付することができる機能です。Web上には掲載していないホワイトペーパーをPDFなどのファイルで添付して送付することができます。

自動配信機能

先にメールを配信する日時がわかっている場合は自動でその日時にメールが配信されるように設定できる自動配信機能が便利です。メールの配信を忘れてしまうようなミスも減ります。

メール配信予約

メールを自動で配信するように予約できます。日付、メールの送り先を設定しておきその日付がくると自動でメールが送信されます。たとえばメルマガの原稿がすでに出来上がっていて一定期間を空けて送信したい場合、メール配信予約を利用すると配信忘れもないですし手間もかかりません。

ステップメール

事前に準備しているメールをスケジュールごとに自動で送信することができる機能です。
メール配信システムによっては特定の条件に当てはまる行動をとった人を抽出してメールを送ることもできます。たとえば、セミナー参加者にお礼メールを送ります。そのお礼メールを開封した人を抽出してその人にだけサービスを紹介するメールを送るように設定できます。

メールの効果測定機能

メールの効果を測定することによって今後どのようなメールマーケティングを実施すれば良いのか考える上での助けになります。

メールの開封率

メールの開封率を知ることができる機能です。1通のメールの開封率を知っても今後の対策にはつながりませんが、何十通ものメールの開封率を解析することで開封率が低いメールの傾向を読み解くことができます。たとえば件名が興味を引くものでない、時間帯が悪いなどの理由があります。理由がある程度判明すればその対策をすることができます。このようにメールの開封率から今後の対策を練るためにもメールの開封率を知ることができると良いです。

コンバージョン率

メールのどのリンクから自社サイトへ流入したのか知ることができます。メールは開封されていてもコンバージョン率が悪い場合、メールのコンテンツである文章の質が低い、文章の流れが悪いと推測できます。

メール不達を防ぐ機能

せっかくメールを送ったのに受信者側のメールシステムによってなりすましメール、スパムメールと認識されてフィルターにかけられてしまうことがあります。そうなってしまうことを防ぐための機能です。

送信ドメイン認証

メールが正規なサーバーから送られたものであることを認証する機能です。この機能により送信したメールがなりすましとして判断され受信者のメールフィルターにひっかかる可能性を減らすことができます

電子署名添付

電子署名をメールに添付することで配信元が偽物でないことを証明する機能です。なりすましとして判断され受信者のメールフィルターにひっかかる可能性を減らすことができます。

その他の機能

メールのテスト配信

一斉配信する予定のメールを先に特定のアドレスだけに配信することができる機能です。これによってメールの内容が正しいかどうかチェックすることができます。

メールの配信停止

メールの受信者が自らメールの配信を停止できる機能です。受信者からの要望を受けて手動で配信停止をするとなると停止をしわすれてしまうミスが起きる可能性もありますが、この機能を使えばそのような心配はありません。

サポート体制

メール配信システムは顧客とのやりとりのための企業の大事なコミュニケーションツールです。そのため何か問題が起きた時のサポート体制も機能と同じくらい重要です。

導入のサポート

メール配信システムの導入を決定したもののそのメール配信システムに詳しい人材が社内にいなければメール配信システムの提供企業による力を借りるほかありません。そこでメール配信システムの導入をどこまでサポートしれくるのかどうか確認しておきましょう。

トラブルへの対応

メール配信システムを利用している際に、何か問題が起きた場合に相談や問題の解決に力を貸してくれる常駐スタッフがいるかどうかを確認しましょう。そして問題が深刻な場合は実際に自社を訪問して問題解決に当たってくれるのかどうかなど自社の求めるサポートを明確にしておき、それに適合するサポートをしてくれるのかどうか確認しておきましょう。

機能変更への対応

自社でメールマーケティングの方針が変わることがあると思います。そこで必要になってくる機能が変わってくるでしょう。そのため導入後に機能を追加、変更することが可能なのかどうか確認しておきましょう。

まとめ

メール配信システムのすべてが当記事で紹介した機能を持っているわけではありません。メール配信システムを選ぶ際には自社のメールマーケティングのために必要な機能を十分に備えているのかどうかチェックしたうえで導入を決定しましょう。