転ばぬ先の杖。 プロジェクト管理ツールで日頃からしっかりプロジェクト管理しよう
プロジェクト管理ツールは、ガントチャートなどを用いてシステム上でプロジェクトの進捗管理などができるツールです。以前は高額なツールが多かったのですが、SaaS型が主流になった頃から低価格化が進み、種類も多く選択肢が増えています。今回はプロジェクト管理ツールについて、その特徴や機能、選択の際のポイントなどについて解説します。
この記事の目次
プロジェクト管理ツールを活用するメリット
プロジェクト管理専用のツールを使うことで、次のようなことが実現できます。プロジェクト全体から細部までを可視化できる
工数や実績などの比較的簡単な情報を入力していくだけで、プロジェクト全体の状況をガントチャートなどで表示。進捗状況を把握できるだけではなく、ボトルネックになっている箇所なども発見できます。プロジェクト内で状況や情報の共有ができる
他メンバーやタスクの状況がリアルタイムで確認できるのはもちろん、プロジェクトに必要な業務情報、データなどを一元管理できます。プロジェクト管理ツールを活用することで、メールやファイルサーバーを使ってデータをやり取りする必要もなくなり、プロジェクト単位で効率よく情報の管理と共有ができます。計画の変更や修正などに柔軟に対応できる
手作業でプロジェクト管理をする場合、計画などが変更されると各タスクの予定調整作業が大変でしたが、プロジェクト管理ツールを使うことで柔軟に計画変更に対応することができます。プロジェクト管理ツールの機能
個々のツールによって実際に搭載している機能は異なりますが、プロジェクト管理ツールが持っている一般的な機能には次のようなものがあります。進捗管理機能
ガントチャートに計画や納期、成果物やタスク間の相互依存性などを登録し、日々のタスクの状況を更新することで、プロジェクトの進捗状況を可視化する機能です。早期に課題や問題発生個所を把握することで、プロジェクトの管理/推進が容易になります。リソース配置/予算実績管理機能
プロジェクト予算を基にリソースを割り当てたり、売上や原価などの予算と実績を管理したりする機能です。これによりコスト効率の良いプロジェクトを実現できます。タスク管理機能
個々のタスクの割り当てや優先度を設定できる機能です。遅延時や工数/予算超過時のアラート機能を備えるものも多く、効率的なタスク管理が可能になります。情報共有機能
プロジェクト共有資料向けのドキュメント管理機能や、フォーラムやチャットなどのコミュニケーション機能により、プロジェクト内の情報共有を促進します。ワークフローによる承認プロセス効率化やシステム開発向けの不具合管理機能を備えるものもあります。プロジェクト管理ツールの選択のポイント
一口にプロジェクト管理ツールとは言っても、さまざまな特徴的なツールが提供されています。その中から自社に適したものを選択するには、次のような視点で判断すると良いでしょう。プロジェクトに適した設計思想や機能を持っているか
プロジェクト管理ツールには、タスク管理に重きを置くタイプや情報共有を重視するタイプ、細かな工程管理や予算管理が可能なものなど、それぞれ重視する点が異なるものがあります。例えば他社から受託したシステム開発プロジェクトであればシビアな予算管理が求められますし、社内の新規事業開発プロジェクトであれば円滑な情報共有がメンバー間のコラボレーションを活性化させることにつながります。このようにプロジェクトに適した特徴や設計思想を持つツールを選択すれば、より有効に活用することができます。インターフェース/操作性
プロジェクト管理ツールはこまめにタスク状況を更新したり、必要な情報を素早く流通させたりすることでより大きな導入効果が現れます。そこで重要になるのがツールの操作性。プロジェクトによってはさまざまな層のメンバーが集まります。できるだけ誰でも直感的に操作できるようなインターフェースのものが望ましいと言えます。場合によっては導入前にプロジェクトメンバーにレビューしてもらうのも効果的でしょう。拡張性/外部連携の容易さ
基本的にはツール単独でプロジェクト管理は可能ですが、例えば将来的に外部のシステム等と連携することで、さらに管理精度を上げたり効率的にプロジェクトを管理したりすることが可能になります。例えばメンバーの稼働情報を労務システムと連携したり、売上や原価を経費システムと連携したりするケースです。直近では必要ないとしても、将来的な方向性を見定めて拡張性や外部連携に関しても確認しておく必要があるでしょう。主なプロジェクト管理ツールとその特徴
それでは主なプロジェクト管理ツールとその特徴を見てみましょう。BACKLOG
ガントチャートやマイルストーン作成などのタスク管理と、Wikiやスケジュール機能による情報共有の双方の機能をバランス良く搭載するツール。GitやSVNなどとの連携もできるので開発系のプロジェクトにも適しています。その他SlackやChatwork、Googleアプリケーションとの連携も可能です。プランは、小～中規模向けのプレミアムプラン（月19,800円）などが用意されています。BRABIO!
Brabio!はクラウド型プロジェクト管理ツールではシェアNo.1の実績があります。ある程度機能を絞り込んだことで操作をシンプルにし、さまざまな層でも無理なく利用できるのが特徴です。機能を絞り込んだとはいえ、ガントチャートなどでのプロジェクト管理やスケジュール調整機能など一般的なプロジェクト管理に必要な機能は搭載しています。意外と便利なのがガントチャートをエクセル形式で出力できるところです。5ユーザーまで無料で50ユーザーで月16,500円の利用料です。TRELLO
付箋のようなカードというインターフェースを使ってタスクを管理するタイプのツールです。ドラッグ＆ドロップでカードを入れ替えるなど、直感的な見た目と操作感で誰でも簡単に扱うことができます。SlackやDropboxなどの外部サービスとの連携にも対応しており、さまざまなタイプのプロジェクトに活用できます。利用可能な機能などによってプランが分かれており、Business Class（月$1250）などのプランがあります。まとめ
- プロジェクト管理ツールには、プロジェクトを可視化したり、メンバー間での情報共有ができたり、またプロジェクトの計画変更に柔軟に対応できたりするメリットがある。
- プロジェクト管理ツールには、進捗や予実、タスクを管理したり、プロジェクトで必要な情報を共有したりする機能が備わっている
- プロジェクト管理ツールを選択する際は、自社プロジェクトに適した特徴などを有しているかや、操作性、拡張性などを基準に判断すると良い。
