オンライン商談ツールとは、お客様を直接訪問しなくても、インターネットや電話を通じて効果的に商談を進めるためのツールです。現在さまざまな制約によって直接商談が難しい場合がありますが、オンライン商談ツールを活用すれば直接会わなくても親密なコミュニケーションが可能になります。また、従来の形式の商談では実現が難しかったオンライン商談ツールならではの機能を持つものもあります。今回はそのようなオンライン商談ツールの機能やメリット、選択の際のポイントなどについて解説します。

オンライン商談ツールの機能

各ツールによって搭載する機能に差がありますが、オンライン商談ツールの代表的な機能には次のようなものがあります。

資料共有、共同編集機能

プレゼン資料をPC画面上で共有したり、システムのデモ画面を操作しながら商談を進めたりすることができます。また、ツールによっては資料を共同で編集することも可能です。

資料の受け渡し機能

資料（データ）を画面上から簡単に相手に受け渡すことができる機能です。

ビデオ通話機能

オンライン商談ツールには電話で通話するタイプとPCなどを使ってビデオ通話するタイプがあります。ビデオ通話するタイプではその機能を提供します。

商談用のトークスクリプト（台本）表示機能

予め作成した商談用のトークスクリプトを自分にだけ表示させる機能です。トークスクリプトに沿って商談できるため、想定したストーリーどおりに進めやすく、商談プロセスの統一が容易に実現できます。また、営業の新人教育などにも活用できます。

商談の録音、録画機能

商談の内容を記録しておくことで後のトラブル防止や振り返り、社内でのベストプラクティスの展開などに利用できます。

オンライン商談ツールのメリット

続いてオンライン商談ツール導入のメリットにはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

訪問できない場合でも商談できる

1番のメリットは、さまざまな理由で訪問できない場合でも、直接商談と同様（またはそれ以上の）の環境で商談できることです。

商談を効率化する

移動時間が不要になり資料の印刷も必要ありません。また、自身は社内に居るのでその場で臨機応変に上長の決裁を仰いだり、エンジニアに仕様を確認したりするなど効率的に商談を進めることができます。

遠隔地の顧客と商談できる

移動が不要なので今まで不可能だった遠隔地などのお客様とも商談することができるようになります。

営業の教育に生かすことができる

ベテランの商談を間近で見たり、反対に新人の様子をそばで確認できるので具体的な指導が可能になります。また商談内容を録音・録画できるので、研修をはじめとするさまざまな教育的なコンテンツに活用できます。

オンライン商談ツール選択の際のポイント

ツール選択の際は下記のようなポイントを押さえると良いでしょう。

通話方式

オンライン商談ツールには、電話で通話するタイプとインターネットを通じたビデオ会議で通話するタイプがあります。電話の場合は、日頃から使用しているので違和感を抱きにくかったり、通話品質が安定していたりするメリットがあります。テレビ会議の場合はお互い顔を見ながら対話できるメリットがあります。しかし最近は、電話とビデオ会議の両方に対応するものが多くなる傾向にあります。

接続方法、接続の容易さ

資料などを共有するためには、オンライン商談ツールに接続してもらう必要があります。接続方法はツールによって異なります。アプリケーションをダウンロードしてもらったり、接続用のリンクを送ってクリックしてもらったり、また接続用のコードを入力してもらったりする方法があります。一般的には、接続方法が簡単な方がお客様に負担をかけることなく、スムーズに商談を進めることができます。

商談効率化のための機能

オンライン商談ツールには上記でご紹介したものを含め、商談を効率化する機能を備えています。自社にとってどのような機能が必要なのかを精査した上でそれを満たすツールを選択することになります。

代表的なオンライン商談ツールとその特徴

ベルフェイス

3000件以上の企業が導入する国内No.1シェアのオンライン商談ツールです。
ベルフェイスの特徴はとにかく接続が簡単なこと。
通話は電話で行い、商談相手の方にはベルフェイスのホームページ上で簡単な接続番号を入力するだけです。
名刺交換機能や議事録向けの自動音声テキスト化機能、トークスクリプト機能、録画・録音など、一通り商談効率化のために必要な機能を備えており、SFAや電子契約システムなどとも連携も可能です。

B-Room

B-Roomは、インストール不要でWebブラウザーがあれば接続できるオンライン商談ツールです。ビデオ会議形式で1会議4名まで参加可能。電話での商談にも対応しています。名刺交換や資料受け渡し、トークスクリプト表示、自動音声テキスト化などの多彩な機能を備えています。利用ユーザー単位ではなく「ルーム」（同時に行える商談数）単位での課金となります。

VCRM

ビデオ会議と電話にも対応し、商談中に接続方法を自由に切り替え可能なオンライン商談ツール。事前のインストール不要で、最大10名まで同時接続可能です。資料共有やトークスクリプト表示、自動音声テキスト化機能などを搭載しています。VCRMもルーム単位の月額課金でユーザー数の制限はありません。

まとめ

• 資料共有や資料受け渡し、ビデオ通話やトークスクリプト表示機能などを備える

• 遠隔地のお客様と商談を進めたり、営業教育に役立てたりできるというメリットもある

• オンライン商談ツールは、通話方式や接続の容易さ、商談効率化のための機能などの視点で評価・選択すると良い テレビ会議システムを使ってオンライン商談することも可能ですが、常にオンラインで商談する機会があるのであれば、専用ツールを導入した方が効率良く営業活動を進めることができ、成果も上がりやすくなります。