展示会で獲得したリードを商談へ結びつける

新規の見込客を獲得する方法として、展示会を開く会社はたくさんありますが、開催後のリードへのフォローアップがきちんとできている会社はそう多くありません。

中には会場で集めた名刺を元に、とりあえず順番に電話でアプローチをしたり、何もしないよりはマシだからと開催後の挨拶のメールを送るだけといったところもあります。

ですが、このような安易なフォローアップをしていた場合、本来商談に結びつくはずだった機会を逃してしまうケースも多いでしょう。

この記事では展示会が終わったあと、しっかりと商談へ結びつける実践的なアプローチについて公開していきます。

成り行き任せではなく、効果を数字で把握できる展示会後のフォローアップの流れをみていきましょう。

フォローアップの4つのステップ

展示会マーケティングの大まかな流れをみていきましょう。

ほとんどの企業は展示会を「新たなリード（見込客）を獲得する場」として考えています。展示会で獲得したリードを商談へ繋げる流れは以下のようになります。

展示会で獲得したリード情報の整理

獲得した名刺やアンケートなどの見込客情報をまとめます。

見込度によってリードを振り分ける

獲得したリードを見込みの度合いによって「すぐ商談へ繋げるリード」「ナーチャリングへと繋げるリード」と分けます。

すぐに商談へと繋げることが難しいリードについてはナーチャリングのリストとして電話でのヒアリングや資料の送付などのアプローチへ繋げます。

商談へ繋げる

フォローアップから見込み度の高いリードに対して商談へ繋げます。

成約

上記の４つのステップで獲得したリードを成約へ繋げていきます。それでは具体的なステップを見ていきましょう。

まずはリストのクリーニングから

展示会で手に入れた名刺などの見込客の情報をまずは振り分ける必要があります。今回は新規の見込客情報が欲しいので、集めた名刺の中から「競合他社」「既存客」を分けます。

既存客に関しては来場してくれた事に対してのお礼のメールを送ったりするなどして関係を深めることで、購入してくれた別の商品のオファーなどへと繋げていきます。

リードの情報をデータ化する

リストのクリーニングが終わったら、獲得したアンケートや名刺をデータ化していきます。

あまりに数が多いとデータにまとめるのが大変になるので、ここでは名刺などをデータにまとめる方法をいくつか紹介していきます。

自力で１つずつデータにまとめていく

手作業で１つひとつをデータ化していきます。これは最も時間と労力がかかりますので、基本的には後述する方法を使って処理できなかった分を手作業で進めていくことになります。

OCRを使ってスキャンしデータ化する

名刺の文字情報などをスキャンして、テキストデータなどに変換するOCRという技術があります。

最近ではスマートフォンなどでもOCRのアプリが出ていますので、そういったものを使ってデータをスキャンしていくとあっという間に名刺がテキストデータに変わります。

ただ読み取りエラーや誤字などは発生するので、スキャン後のチェックと修正は必要になりますので注意してください。

データ入力代行会社へ依頼する

自社で入力する手間を省くならこの方法が最も手軽でしょう。ただ自社で行うことに比べてコストはかかる事がネックにはなります。また依頼してからデータが帰ってくるまでに時間が掛かることもあるので、そういった部分も考慮します。

このような方法をいくつか併用しながら名刺やアンケートなどの情報をデータ化していきます。

ここで重要視したいのはスピードです。展示会が終わってから日数が経ってしまうと自社についてどんな会社だったのか、会場でどんなやり取りをしたのか忘れられてしまう可能性があります。

展示会が終了してから数日以内にはフォローアップができるように進めていきましょう。

フォローアップを行う

フォローアップに関しては「リードの見込み度」によってアプローチの方法を変えることが理想的です。具体的にはすぐ商談へ繋げる事が難しい場合でも、ナーチャリングでのフォローアップを行っていきます。

見込み度の測り方に関しては、会場で自社の商品やサービスなどのアンケートを取っていた場合はその内容で振り分けることができるでしょう。

そういった意味で会場でのアンケートの設問は「来場者のニーズ」「興味の度合い」などが分かる内容にしておくことが大事です。

またその他にも会場での担当者がブースで会話した内容から見込み度が高そうだと判断した見込客に関しても予め分けておくことができるでしょう。

この時点で見込み度が高いリードに対してはそのまま商談へ繋げる、あるいは商品資料を送って反応を見ながらアプローチしていきます。

見込度が低いリードへのアプローチ

見込みの度合いが高いリードに対しては直接的なアプローチを行うことができますが、低い場合にはどうすればよいのでしょうか？

見込みが低いリードに対してはナーチャリング（育成）のプロセスへ移行します。まだ自社の商品・サービスに関してのニーズが低い段階なので、求めている情報を提供していくことで見込みの度合いを高めていくことになります。

見込み度が低いリードに対しては展示会後に関連性のある情報をメールで案内、あるいはテレマーケティングなどでヒアリングを行います。そうすることで彼らが今の時点で求めている情報を提供していくことができます。

メールのクリック率、問い合わせや電話でのヒアリングからの資料送付などで接触を図っていくことで関係性を構築、ニーズを高めていくことができます。

フォローアップ専用のサイトを用意する方法も

見込み度の低いリードに対して、展示会の内容をサイトに落とし込んだフォローアップ用のサイトを用意するのも１つの方法です。フォローアップサイトを用意することで、会場で獲得したリードに対しての関係性を深めていくことができます。

リードに対してフォローアップサイトをメールで告知してクリックの状況やページ滞在時間などを参考データとして営業活動に活かしていくことも可能です。

また展示会場では伝えきれなかったコンテンツなどを公開することで、自社商品へ関心を持ってくれた見込客に対してさらにニーズの喚起をおこなうこともできるでしょう。

こういったフォローアップサイトで公開するコンテンツを元に自社セミナーなどを行うこともできます。

サイトのコンテンツは展示会ですでに用意したものを流用することができるので、ほとんど手間がかからない割に効果のある手法になります。

長期的な視点のフォローアップがカギになる

展示会に来ている人は「新しい情報」を求めて来ている人がほとんどです。会場へ来ている時点から真剣に何かを探しにきている人はほとんどいません。

なかには上司に言われて様子を見に来ているだけの人や決済権がそもそも無い人も多くいます。そういった点から、展示会は新たな見込客との接点を持つ場所だと理解して長期的にフォローアップしていく視点が大切です。

メールや電話でのヒアリングで彼らのニーズを知り、それに地道に応えていくことが後の商談に繋がります。

展示会で獲得したリードのデータを管理して、見込度に応じたマーケティングはMRC（マーケライズクラウド）で行うことができます。

展示会後のアプローチを的確に行うことができれば、商談へと繋がる見込客を効果的に獲得することができるでしょう。

今回の流れを参考に展示会からより多くの商談を獲得していって下さい。